Apa itu Invoice? Bagian dalam Invoice dan Fungsinya

Ketika melakukan suatu bisnis, seringkali kita mendengar istilah invoice. Bahkan kita sendiri pernah menerima atau membuat invoice. Dari pihak perusahaan, tentu harus memahami apa itu invoice. Begitu pula bagi pihak pembeli, juga harus memahami invoice.

Invoice adalah dokumen penting yang harus disiapkan perusahaan. Perusahaan skala kecil maupun skala besar wajib menyiapkan dokumen ini. Disebut penting, lalu apa itu invoice? Invoice adalah akan dijelaskan di sub bab berikut ini.

Sumber: https://templates.office.com/en-us/standard-invoice-with-microsoft-invoicing-tm56474006

Pengertian Invoice adalah

Invoice adalah dokumen penting yang dikeluarkan perusahaan sebagai pihak penjual dan ditujukan kepada pembeli. Invoice adalah dokumen yang diterbitkan atas transaksi yang terjadi secara kredit.

Di dalam invoice terdapat informasi – informasi penting. Seperti informasi penjual atau perusahaan, informasi pembeli, daftar produk baik barang atau jasa yang dibeli, harga tiap satuan produk, total harga yang harus dibayarkan, pajak, diskon, termin waktu pembayaran, serta nomor rekening apabila tagihan dapat dibayarkan melalui rekening bank.

Invoice adalah dokumen penting yang dapat dibuat secara offline maupun online. Invoice offline biasanya dibuat dalam tiga rangkap. Rangkap pertama diberikan pada pihak perusahaan sebagai arsip, serta untuk penagihan kepada pelanggan. Rangkap kedua diberikan kepada divisi keuangan yang berguna sebagai referensi dalam pembukuan. Serta rangkap ketiga yang diberikan kepada pembeli.

Sementara invoice online dapat dikirim langsung dari perusahaan kepada pembeli melalui email. Dalam email hanya menyertakan satu invoice saja yang ditujukan bagi pembeli. Sementara rangkap atau salinan lain sudah otomatis diberikan kepada bagian – bagian yang membutuhkan.

Ketentuan dalam Pemberian Invoice adalah

Beberapa ketentuan yang harus diperhatikan dalam pembuatan invoice, bahwa invoice dibuat sesuai dengan barang yang telah dikirimkan atau diterima oleh pelanggan dalam kondisi yang baik. Karena tak jarang, barang telah dikirim kepada pembeli namun akhirnya ditolak atau hanya sebagian yang diterima dengan alasan tertentu.

Untuk menghindari terjadinya hal tersebut, maka invoice dibuat setelah proses delivery order selesai serta ditandatangani oleh penerima, dalam hal ini adalah pembeli. Pembuatan invoice ini akan mempengaruhi pencatatan piutang perusahaan.

Jika invoice dibuat secara manual, disarankan untuk membuat invoice menggunakan formulir dengan nomor urut tercetak. Namun saat ini, pembuatan invoice sudah banyak dilakukan melalui komputer. Untuk mempermudah pembuatan invoice dan mengurangi kesalahan – kesalahan jika invoice dibuat secara manual.

Fungsi – Fungsi Invoice adalah

Sumber: https://www.canva.com/templates/EADao1M__u4-white-and-red-retro-dots-service-invoice/

Invoice memiliki fungsi – fungsi tertentu berdasarkan pada pihak yang menggunakannya. Fungsi – fungsi invoice adalah sebagai berikut:

  1. Sebagai dokumen resmi untuk menagih tagihan yang belum dibayarkan ketika sudah masuk tempo pembayaran.
  2. Sebagai dokumen yang memuat informasi mengenai barang atau jasa yang dibeli oleh pelanggan.
  3. Sebagai dokumen yang menunjukkan inforasi nilai tagihan dan termin pembayaran yang harus dibayarkan oleh pembeli.
  4. Sebagai rujukan yang sah ketika barang tersebut akan dijual kembali ke pihak lain.
  5. Sebagai referensi untuk menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan perusahaan.
  6. Untuk kondisi tertentu, invoice digunakan sebagai referensi yang sah mengenai faktur pajak.
  7. Digunakan sebagai referensi jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau kesalahan dalam perhitungan nilai tagihan.

Bagian dalam Invoice adalah

Invoice dapat digunakan oleh perusahaan yang menyediakan barang maupun perusahaan jasa. Contoh invoice di perusahaan barang memuat identitas penjual dan pembeli, keterangan nomor invoice, tanggal pembelian, serta nomor – nomor pembelian lainnya.

Selain itu, ditulis juga mengenai barang yang dibeli beserta harga per item. Setelah itu, ditulis juga mengenai jumlah harga yang harus dibayarkan, serta keterangan lain mengenai nomor rekening, termin pembayaran, atau catatan khusus lainnya.

Sementara untuk perusahaan jasa seperti jasa keberangkatan umroh, jasa hotel, dan lainnya, juga memerlukan invoice. Yang mana struktur atau bagian yang tertera di dalam invoice sama dengan perusahan penyedia barang.

Leave a Comment